Adatfeldolgozói szerződés
Utolsó frissítés: 2026. október
A Hydra Suite szoftvereiben (PMS, POS, INV, foglalási motor, AI chatbot) a szálloda vagy vendéglátóhely mint Ügyfél kezeli a vendégei és munkatársai adatait: ezekre az Ügyfél az adatkezelő, Szalai Kevin egyéni vállalkozó (Hydra Suite, „Szolgáltató”) az adatfeldolgozó. Ez az oldal a GDPR 28. cikke szerinti, az összes Hydra-szolgáltatásra kiterjedő egységes adatfeldolgozási szerződésünk tartalmát foglalja össze. Az aláírandó szöveget a szolgáltatási szerződéssel együtt adjuk át; a jelen összefoglaló tervezet, jogi felülvizsgálatra vár, és nem helyettesíti az aláírt szerződést.
1. A felek szerepe
Az Ügyfél (szálloda, vendéglátóhely) az adatkezelő: ő dönti el, milyen célra és hogyan kezeli a vendégei és munkatársai adatait. A Szolgáltató adatfeldolgozó: ezeket az adatokat kizárólag az Ügyfél nevében és dokumentált utasításai szerint kezeli. A saját ügyfél- és számlázási adatainkra mi vagyunk az adatkezelő (lásd az Adatkezelési tájékoztatót). A NAV, az NTAK, a VIZA rendszer és az idegenforgalmi adót kezelő önkormányzat az Ügyfél jogi kötelezettsége alapján, önálló címzettként kap adatot — nem a Szolgáltató alvállalkozói. A Hydra Spa időpontfoglaló saját, külön adatfeldolgozási szerződéssel működik.
2. Tárgy, jelleg és cél — szolgáltatásonként
• Hydra PMS: az Ügyfél saját számítógépén fut, helyi adatbázissal. A Szolgáltatóhoz vendégadat csak így jut: titkosított felhőmentés a Hydra Admin szerverre (ha az Ügyfél bekapcsolja); az OTA-foglalások továbbítása a Channex csatornakezelőtől a PMS felé; partnerszállodák közötti foglaltság-megosztás (csak az, hogy melyik szoba mikor foglalt — vendégnév nélkül); távoli támogatás az Ügyfél kérésére. • Hydra POS: helyben fut; napzáráskor mentés és vezetői statisztika a Hydra Admin szerverre. • Hydra INV: helyben fut; napi mentés a Hydra Admin szerverre. • Foglalási motor: a Szolgáltató üzemelteti; a vendégek online foglalásai, bankkártyás fizetés a SimplePay-en keresztül. • AI chatbot: a Szolgáltató üzemelteti; a vendégek kérdéseire az Anthropic modellje válaszol. A cél kizárólag a szerződött szolgáltatás nyújtása; a Szolgáltató az adatokat saját célra nem használja.
3. Az adatok és az érintettek köre
Érintettek: az Ügyfél vendégei és kísérőik, a foglalók és a chatbot használói, az Ügyfél munkatársai és felhasználói. Adatok: azonosító és elérhetőségi adatok (név, cím, e-mail, telefon); a vendégnyilvántartás adatai a 2016. évi CLVI. törvény 9/H. §-a szerint (születési adatok, állampolgárság, személyazonosító okmány típusa és száma); tartózkodási és foglalási adatok; számlázási és fizetési adatok (bankkártyaadatot a Szolgáltató nem tárol); chatüzenetek; felhasználói azonosítók, jelszókivonatok és naplók. Különleges kategóriájú adat kezelése nem cél. A részletes lista a szerződés mellékletében szerepel.
4. Időtartam
A szolgáltatási szerződés idejére, majd a 11. pont szerinti visszaadásig vagy törlésig.
5. Utasítások és titoktartás
A Szolgáltató csak az Ügyfél dokumentált utasításai szerint kezel adatot — ide tartozik a szerződés, ez az adatfeldolgozási szerződés és az Ügyfél által a szoftverben megadott beállítás —, az EU-n kívüli továbbítást is beleértve. Ha jogszabály ettől eltérő kezelést ír elő, erről előzetesen tájékoztatja az Ügyfelet, kivéve, ha ezt jogszabály tiltja. Ha egy utasítást jogellenesnek tart, haladéktalanul jelzi. Az adatokhoz hozzáférő személyeket titoktartás köti.
6. Biztonsági intézkedések (32. cikk) — és amit még nem tudunk
Amit a szoftver ténylegesen tesz: titkosított kapcsolat (TLS) minden interneten átmenő forgalomnál; jelszavak csak kivonatként (PBKDF2 a PMS-ben és a POS-ban, scrypt a foglalási motor felületén, bcrypt a Hydra Admin és a chatbot-portál fiókjainál); a szoftverfrissítések és a licencválaszok Ed25519 digitális aláírással; a PMS felhőmentései már az Ügyfél gépén titkosítva (X25519 + AES-256-GCM) a Szolgáltató helyreállító kulcsára, amelynek titkos fele offline van, szerveren nincs — így a mentést a Szolgáltató is csak katasztrófa utáni helyreállításhoz, az Ügyfél kérésére nyitja meg; kötelező kétlépcsős azonosítás (TOTP) a Hydra Admin munkatársi fiókjaihoz (bevezetés alatt); az eszközönkénti titkos kulcsok nem kerülnek a szinkronizált adatba; naplózott mentésletöltés és törlés; automatikus adattörlési szabályok. Ismert korlátok, tervezett javítással: a PMS és a POS helyi adatbázisa a gépen nincs titkosítva — addig a lemez titkosítását (pl. BitLocker) javasoljuk; a munkaállomások közötti helyi hálózati (LAN) szinkron nincs titkosítva — a pénztári/recepciós hálózatot vendéghálózattól elkülönítve kell tartani; a POS és az INV felhőmentései még nem végponttól végpontig titkosítottak (átvitelkor TLS védi őket). A javítások ütemezése: [kitöltendő].
7. Alvállalkozók (további adatfeldolgozók)
Az Ügyfél általános felhatalmazást ad az alábbi alvállalkozók igénybevételére. Új alvállalkozó bevonásáról vagy cseréjéről a Szolgáltató legalább 30 nappal előre értesíti az Ügyfelet, aki észszerű adatvédelmi indokkal tiltakozhat; ha nem jutnak megegyezésre, az érintett szolgáltatást az Ügyfél díjmentesen felmondhatja. A Szolgáltató minden alvállalkozóra azonos adatvédelmi kötelezettségeket ró, és felel a teljesítésükért.
| Alvállalkozó | Mire | Hol | Továbbítás alapja |
|---|---|---|---|
| Railway Corporation | Tárhely: Hydra Admin (mentések, Channex-továbbítás, partner-foglaltság, chatbot), foglalási motor | EU-régió (amerikai cég) | EU-n belüli tárolás; DPF, tartalékként SCC a Railway adatfeldolgozási szerződésében |
| Resend, Inc. | E-mail-küldés (foglalási visszaigazolás, fiók- és chatbot-e-mailek) | EU-régió (amerikai cég) | EU-n belüli tárolás; DPF, tartalékként SCC a Resend adatfeldolgozási szerződésében |
| OTP Mobil Kft. (SimplePay) | Bankkártyás fizetés a foglalási motorban — fizetési szolgáltatóként a kártyaadatokra önálló adatkezelő | Magyarország | EU-n belül |
| Channex.io Ltd. | Csatornakezelő: OTA-foglalások és elérhetőség (PMS) | Egyesült Királyság | Megfelelőségi határozat (UK) |
| Anthropic PBC | AI-válaszok a chatbotban (csak a chatbot) | USA | SCC [DPF — megerősítendő] |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Foglalási motor hibajelentései, csak ha be van kapcsolva; vendégadat nem cél | [régió — megerősítendő] | DPF vagy SCC [megerősítendő] |
| Google (Drive) | Csak ha az Ügyfél a PMS-ben Google Drive-mentést kapcsol be: az Ügyfél saját Google-fiókja és szerződése — nem a Szolgáltató alvállalkozója | Az Ügyfél saját továbbítása |
8. Adattovábbítás az EU-n kívülre
EU-n kívülre adat csak a fenti táblázat szerint jut: a chatbot üzenetei az Anthropichoz (USA) kerülnek, általános adatvédelmi kikötések (SCC) alapján; a Channex az Egyesült Királyságban működik, amelyre megfelelőségi határozat vonatkozik. A Railway és a Resend amerikai cégek, de az adatokat EU-régióban tároljuk; mindkettő DPF-tanúsított, és szerződésük tartalékként SCC-t is tartalmaz. Más továbbítás csak az Ügyfél utasítására és a GDPR V. fejezete szerinti garanciával történhet.
9. Segítség az érintetti kérelmekhez és a megfeleléshez
A Szolgáltató segíti az Ügyfelet az érintetti kérelmek (hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, adathordozhatóság, tiltakozás) teljesítésében, valamint a 32–36. cikk szerinti kötelezettségekben. Ma meglévő eszközök: a foglalási motorban a vendég maga letöltheti a foglalása adatait és kérheti a törlést, amelyet a szálloda egy lépésben anonimizálhat vagy indoklással lezárhat; a PMS-ben a vendégadatok kereshetők, javíthatók és törölhetők; a PMS-hez külön export- és törlőeszköz készül. Ha egy kérelem a Szolgáltatónál tárolt adatot érint, a Szolgáltató [5] munkanapon belül segít.
10. Adatvédelmi incidens
A Szolgáltató az Ügyfél adatait érintő incidensről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb az incidensről való tudomásszerzéstől számított 48 órán belül értesíti az Ügyfelet, a 33. cikk (3) bekezdése szerinti adatokkal (ami még nem ismert, azt később pótolja). A NAIH és az érintettek értesítéséről az Ügyfél dönt; a Szolgáltató ebben segít.
11. Visszaadás és törlés
A szerződés végén a Szolgáltató az Ügyfél választása szerint géppel olvasható formában visszaadja vagy törli az adatokat, és a megszűnéstől számított 30 napon belül törli a nála lévő másolatokat, kivéve, ha jogszabály megőrzést ír elő. A Hydra Admin egyetlen lépésben törli a szállodához tartozó összes adatot (mentések, chat, Channex-sor, naplók, fiókok — ez a funkció bevezetés alatt); csak a Szolgáltató saját, az Ügyfélnek kiállított számlái maradnak meg (8 év). A mentések a működés közben is cserélődnek: PMS-ből az utolsó 7, POS-ból terminálonként az utolsó 30, INV-ből az utolsó 14 nap mentése marad; a chatbeszélgetések 31 nap után törlődnek. Az Ügyfél saját gépein lévő helyi adatbázis törlése az Ügyfél feladata.
12. Ellenőrzés
A Szolgáltató rendelkezésre bocsát minden információt, amely a 28. cikk betartásának igazolásához szükséges, és lehetővé teszi az Ügyfél vagy megbízott auditora által végzett ellenőrzést — évente legfeljebb egyszer (incidens után soron kívül), legalább 15 nappal korábbi írásbeli bejelentés alapján, munkaidőben, titoktartás mellett.
13. Felelősség
A felelősségre a szolgáltatási szerződés és a Felhasználási feltételek szabályai irányadók, amennyire a GDPR és a magyar jog megengedi; az adatkezelő és az adatfeldolgozó közötti felelősségmegosztás a GDPR 82. cikke szerint alakul.
14. Irányadó jog és mellékletek
Az adatfeldolgozási szerződésre a magyar jog, a GDPR és az Infotv. irányadó; adatvédelmi kérdésben ellentmondás esetén az adatfeldolgozási szerződés az irányadó. Mellékletei: az adatok és érintettek részletes listája szolgáltatásonként, a megőrzési táblázat, az alvállalkozók listája és a biztonsági intézkedések. Adatvédelmi kapcsolattartó: info@hydrasuite.hu, +36 30 861 7345.